چگونه از زمان خود عاقلانه با اولویت بندی اهداف خود استفاده کنید

نویسنده ای به نام رابرت پوزن در یکی از کتاب های خودکه در مورد بهره وری فوق العاده بود بیان کرده است: نتیجه های خود را افزایش دهید، ساعت های کاری خود را کاهش بدهید. استراتژی ها و اسارا خود را بهره وری بهتر و عملکرد بالاتر فاش کرده و روی نتیجه های تولیده شده تمرکز کافی داشته باشید و صرفا فقط کار انجام ندهید.در این مقاله، پوزن 6 مرحله در مورد تجزیه و تحلیل اینکه آیا تلاش شما میتواند از مهم ترین هدف های تجاری شما حمایت کند، ارائه کرده است.

بسیاری از مدیران اجرایی از جلسه ای به جلسه دیگر یا بحران دیگر می روند، بدون اینکه به منطق برنامه های پر جنب و جوش خود فکر کنند. آن ها زمان بسیار کمی را صرف فعالیت هایی می کنند که از بالاترین اهداف آن ها حمایت می کند و اغلب عدم تطابق جدی بین اولویت ها و تخصیص زمان را گزارش می دهند.

به دقت فکر کنید که چرا درگیر هر فعالیتی هستید و انتظار دارید چه نتیجه ای از آن کسب کنید. اهداف بالاترین رتبه خود را تعیین کنید و تعیین کنید که آیا برنامه شما با این رتبه بندی مطابقت دارد یا خیر. این فرآیند دارای شش مرحله است:

1. همه چیز را یادداشت کنید. شامل کاره ای روتین که باید به صورت روزانه یا هفتگی و طولانی مدت انجام دهید. اما اگر تمام وقت خود را صرف پاسخ دادن به بحران ها و وظایف محوله از سوی دیگران کنید، تنها می توانید روی آب راه بروید. برای پیشرفت باید به این فکر کنید که می خواهید چه کاری انجام دهید.

اینها ممکن است اهداف بلندمدت مانند پیشرفت شغلی یا اهداف کوتاه مدت مانند توسعه یک مهارت جدید باشند. این آرزوها برای کار خود را به لیست خود اضافه کنید. تا حد امکان گسترده باشید؛ تمام وظایف و اهداف خود را به دست آورید.

2. با افق زمانی سازماندهی کنید. فهرست خود را به سه دسته زمانی تقسیم کنید:

اهداف شغلی: اهداف بلند مدت در طول حداقل پنج سال

اهداف: اهداف حرفه ای در طول سه ماه تا دو سال آینده

اهداف: گام های عملی که باید کار شما را به صورت هفتگی یا روزانه هدایت کنند.

اطمینان حاصل کنید که هر هدف دارای یک یا دو هدف مرتبط است. اگر هیچ هدفی نداشت، در مورد قدم بعدی که می توانید برای پیشبرد آن هدف بردارید، خوب فکر کنید و سپس آن را به لیست اهداف خود اضافه کنید.

3. اهداف خود را رتبه بندی کنید. به این فکر کنید که چه کاری می خواهید انجام دهید، چه کار خوبی انجام می دهید و جهان به چه چیزهایی از شما نیاز دارد. این اهداف به طور مشخص متفاوت هستند و ممکن است در میان آن ها تضاد وجود داشته باشد. استخراج آنچه می خواهید انجام دهید برای تصمیم گیری های رتبه بندی شما حیاتی است. به عنوان مثال، اگر تمایل شدیدی به اختراع جدیدترین محصول شرکت خود دارید، باید آن هدف را بالاتر قرار دهید.

سپس از خود بپرسید: “من در انجام چه کاری بهتر از دیگران هستم؟ کدام اهداف با نقاط قوت من سازگار است؟” در صورتی که به دلیل شخصیت یا مهارت‌های خود از مزیت نسبی در دستیابی به آن هدف برخوردار هستید، هدفی را بالاتر ببرید.

در آخر بپرسید دنیا از شما چه نیازی دارد. تنها با نگاه کردن به بخش عرضه نمی‌توانید کاملاً بهره‌ور باشید. شما همچنین باید سمت تقاضا را در نظر بگیرید – آنچه جهان، سازمان شما یا رئیس شما بیشتر از شما نیاز دارد.

دو یا سه هدف اصلی برای سازمان خود بنویسید و در مورد معیار مورد استفاده برای ارزیابی عملکرد فکر کنید. از خودتان بپرسید چه تغییری می توانید برای کمک به رسیدن به موفقیت ایجاد کنید: زمان بیشتر برای ملاقات با مشتریان؟ استخدام یک متخصص بااستعداد برای جایگزینی یک کارمند بازنشسته؟

4. اهداف خود را رتبه بندی کنید. اهداف یا مراحل اقدام شما معمولاً در یکی از دو دسته قرار می گیرند: اهداف فعال که به شما کمک می کند تا اهداف خود را انجام دهید و اهداف تعیین شده که به شما داده می شود. ابتدا تصمیم بگیرید که کدام اهداف در کدام دسته قرار دارند و سپس سعی کنید آنها را رتبه بندی کنید.

به عنوان مثال، به پایان رساندن کتاب من یک هدف بسیار بالا برای من بود، بنابراین نوشتن اولین پیش نویس یک فصل تمایل داشت که بالاترین هدف فعال کننده من باشد. یک هدف فعال کننده همچنین می تواند یک هدف را به روش های ظریف تر بیشتر کند. فرض کنید که به شما گفته شده است که یک پروژه بزرگ به شما اختصاص داده خواهد شد (یعنی یک هدف)که نیاز به توجه کامل شما دارد. بنابراین، شما می خواهید بسیاری از وظایف کوچک خود را از این راه دور کنید.

اهداف توانمند خود را بر اساس اهمیت هدف و اینکه چگونه هدف توانمند به طور موثر آن را پیش می برد فهرست و رتبه بندی کنید. اهداف تعیین شده کارهای روزانه و هفتگی هستند که اغلب با تصویر بزرگتر شما ارتباطی ندارند. آنها بسیار متفاوت از آنهایی هستند که از اهداف شما حمایت می کنند. اگرچه اهداف تعیین شده فوری و مشخص هستند، اما این بدان معنا نیست که به اندازه کافی برای مصرف برنامه شما مهم هستند. آنها را با اولویت پایین در نظر بگیرید و تا حد امکان زمان کمتری را صرف آنها کنید.

5. تخمین بزنید که چگونه وقت خود را می گذرانید. هنگامی که اهداف و مقاصد خود را رتبه بندی کردید، تعیین کنید که برنامه شما تا چه حد با اهداف اولویت بالا مطابقت دارد. تقویم خود را بیرون بیاورید و به این شش سوال پاسخ دهید:

در مقایسه با سایر فعالیت ها چند ساعت در محل کار خود می گذرانید؟

سه فعالیت کاری اصلی که بیشتر وقت خود را صرف آنها می کنید چیست؟

چند ساعت در هفته را صرف جلسات، فرم ها یا گزارش ها و پاسخ دادن به ایمیل ها می کنید؟

آیا برنامه هفتگی شما در یک سال آینده مشابه خواهد بود؟

سه فعالیت اصلی شما در طول سال آینده چه خواهد بود و آیا آنها تغییر خواهند کرد؟

چگونه موفقیت و شکست را در سال آینده اندازه گیری می کنید؟

تخصیص زمان خود را با لیست رتبه بندی شده اهداف و اهداف خود مقایسه کنید. چند درصد از وقت خود را صرف فعالیت هایی می کنید که به شما در رسیدن به بالاترین اهداف و اهداف کمک می کند؟ چقدر برای اقلام با رتبه پایین تر وقت می گذارید؟

6. به این عدم تطابق رسیدگی کنید. احتمال این وجود دارد که شما متوجه میشوید که بیشتر از نیمی از وقت خود را صرف مهم ترین اولویت های مهم خود نمی کنید، معمولا متخصصان با دقت به هدف ها و مقصدهای مهم خود فکر نمی کنند و گاهی یک هدف مهم را نادیده میگیرند دقیقا تا زمانی که به یک بحران بزرگ تبدیل شود و تمام وقت و تلاش آنها را سلب می کند.

چند کلید مسئولیت پذیر بودن

برای رسیدن به هدف های خود راه اشتباه را انتخاب نکنید

سعی کنید در جایگاهی که هستید تمرکز کنید

نه گفتن را یاد بگیرید

برای انجام کمترین کارها نیز از خود قدردانی کنید

روزتان را بسازید